Politica de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE RETAIL HOLDING COLOMBIA S.A.S.

RETAIL HOLDING COLOMBIA S.A.S., identificado con NIT 901013485-3, comprometida con el respeto al Derecho Constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que ha recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, con la seguridad y privacidad de la información que contenga datos personales y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y su Decreto reglamentario (Decreto 1377 de 2013, compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), dispone públicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) para que cualquier persona conozca los procesos y estándares que RETAIL HOLDING COLOMBIA S.A.S. ha implementado en materia de protección de datos personales. Con el fin de garantizar el cumplimiento regulatorio colombiano y entendiendo la importación de una adecuada gestión de la información, RETAIL HOLDING COLOMBIA S.A.S. establece la siguiente política enfocándose en: 

•       Minimizar el riesgo de los procesos misionales de la entidad.

•       Cumplir con los procesos y procedimientos.

•       Mantener la confianza de los funcionarios, contratistas y terceros. 

•       Apoyar la innovación tecnológica.

•       Proteger los activos de información. 

I.        IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

RETAIL HOLDING COLOMBIA S.A.S. (en adelante referida como “RETAIL HOLDING”) es el Responsable del Tratamiento (conforme se define más adelante), es una sociedad comercial constituida bajo las leyes colombianas, dedicada a la prestación de servicios de comercialización al por mayor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador, y aquellos establecidos en su objeto social. RETAIL HOLDING adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los Titulares en el Tratamiento de Datos Personales (según se define más adelante). La información de RETAIL HOLDING es la siguiente:

II.      ALCANCE DE LA POLÍTICA.

La aplicación de la presente PTDP abarca todos los Datos Personales que RETAIL HOLDING trata en desarrollo de su objeto y sus actividades sociales, incluyendo la contratación de personal y la vinculación de proveedores. 

Los colaboradores, empleados, representantes, contratistas, aliados o terceros que actúen en nombre y por cuenta de RETAIL HOLDING están obligados a cumplir y aplicar todas las disposiciones de la PTDP.  RETAIL HOLDING limita el acceso a los Datos Personales de los Titulares a los colaboradores autorizados, quienes podrán llevar a cabo el Tratamiento para los fines autorizados por el Titular o definidos legalmente. 

RETAIL HOLDING hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles o los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad. Los Titulares autorizan informada, previa y expresamente a RETAIL HOLDING para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles (cuya entrega es de carácter facultativo) de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a RETAIL HOLDING.  

III.        DEFINICIONES.

Para efectos de la interpretación de los términos de la presente PTDP, se observarán las siguientes reglas: (i) Los términos con letra inicial mayúscula tendrán el significado que a ellos se asigna; (ii) Los términos que denoten el singular también incluyen el plural y viceversa, siempre que el contexto así lo requiera; (iii) Los términos que no estén expresamente definidos se entenderán en el sentido que les atribuya el lenguaje técnico, o en su sentido natural, según su uso general; (iv) Las referencias a leyes aplicables o a disposiciones legales incluyen todas las leyes aplicables o disposiciones legales adicionadas, extendidas, consolidadas, modificadas o remplazadas de tiempo en tiempo y a cualquier orden, regulación, instrumento u otra disposición realizada en virtud de los mismos; (v) Los títulos y/o secciones incluidas en la PTDP han sido incorporados por conveniencia y no se considerarán parte de la misma ni limitarán el alcance de los términos y disposiciones de la misma; (vi) Cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción disyuntiva “o” deberá entenderse que comprende a algunos o a todos los elementos de tal enumeración o relación. Así mismo, cualquier enumeración o relación de conceptos donde exista la conjunción copulativa “y” deberá entenderse que incluye a todos y cada uno de los elementos de tal enumeración o relación.

Sin perjuicio de las demás definiciones que se encuentren en la presente PTDP, de conformidad con la normatividad vigente, se tendrán las siguientes definiciones:

a)    “Anonimización”: Mecanismo técnico o tecnológico por medio del cual se oculta, difumina o encubre un dato de naturaleza privada, semiprivada o sensible. Un “dato anónimo” no permite, razonablemente, establecer a qué persona natural se refiere, vincula o asocia; entonces, dicha información no es un dato personal. Los datos personales que hayan sido objeto de procesos de anonimización, cifrado, presentados con un seudónimo o que, por cualquier medio, tecnología o proceso, se desvinculan o desasocian de una persona natural, pero que puedan utilizarse para volver a identificar a esa persona, siguen siendo datos personales.

b)    “Autorización”: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que RETAIL HOLDING lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. La Autorización podrá ser obtenida por medio de un documento físico, digital, mensaje de datos, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita conservar prueba;

c)    “Aviso de Privacidad”: comunicación verbal o escrita generada por RETAIL HOLDING, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que RETAIL HOLDING dará a los Datos Personales.  

d)    “Base de Datos”: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de RETAIL HOLDING.

e)    “Dato Personal”: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

f)      “Dato Público”: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

g)    “Dato privado”: El dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

h)    “Dato semiprivado”: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento de divulgación puede interesar no sólo al titular sino a cierto sector o grupo de personas.

i)      “Dato biométrico”: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.

j)      “Datos Sensibles”: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

k)    “Encargado del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

l)      “Responsable del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse a al Responsable del Tratamiento, se referirá a RETAIL HOLDING.

m)  “Requisito de procedibilidad”: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la ley 1581 de 2012.

n)    “Titular”: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

o)    “Transferencia”: la Transferencia tendrá lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envíe la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

p)    “Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.

q)    “Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

r)     “PTDP”: Política de tratamiento de datos personales.

IV.    OBJETIVO DE LA PTDP.

El objetivo de la PTDP es desarrollar y establecer los lineamientos y políticas que regirán el Tratamiento de Datos Personales por parte de RETAIL HOLDING. En esta PTDP se dispone: a) El Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales; b) Los derechos que le asisten a los Titulares; (c) La persona encargada y los procedimientos para la atención de peticiones, consultas y reclamos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir, así como de revocar la autorización; (d) La fecha de entrada en vigencia de la PTDP; y (f) Las demás políticas y lineamientos que sigue RETAIL HOLDING para garantizar el pleno ejercicio del derecho al habeas data.

V.     PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de los Datos Personales se realizará aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:  

a)      Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de Datos Personales que realizará RETAIL HOLDING es una actividad reglada que se sujetará a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen; 

b)      Principio de finalidad: El Tratamiento que realizará RETAIL HOLDING. obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y los Titulares así lo reconocen;

c)      Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales que realizará RETAIL HOLDING se realiza con el consentimiento, previo, expreso e informado de los Titulares; 

d)      Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

e)      Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales realizado por parte de RETAIL HOLDING se garantiza el derecho de los Titulares a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan; 

f)       Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento por parte de RETAIL HOLDING se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.  Los Datos Personales que serán objeto de tratamiento, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme con la ley; 

g)      Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 

h)      Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales por parte de RETAIL HOLDING, han sido obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 

i)        Necesidad y Proporcionalidad: Los Datos Personales registrados deben ser necesariamente para el trámite y cumplimiento de las finalidades de la presente Política de Privacidad. De tal forma que deben ser adecuados, pertinentes y acordes con la finalidad de la Política de Privacidad.

j)        Principio de Temporalidad o Caducidad: Los Datos Personales y Sensibles recolectados y registrados en las Bases de Datos de RETAIL HOLDING, se conservarán por el tiempo que sea necesario para alcanzar la finalidad para lo cual se han recolectado.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

En desarrollo de los principios mencionados, cuando el Responsable del Tratamiento se encuentre frente un Titular de la información, le informará de manera clara y expresa sobre las finalidades de la presente Política de Tratamiento. Frente a un cambio o modificación de la finalidad, se le informará de manera previa, de tal forma de obtener su consentimiento nuevamente.

VI.    DERECHOS QUE LES ASISTEN A LOS TITULARES.

Son derechos de los Titulares:

a)      Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. RETAIL HOLDING podrá, periódicamente, solicitar la actualización de los Datos Personales, con la finalidad de mantener la información vigente.  

b)      Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.

Los Titulares podrán en todo momento, siguiendo lo dispuesto en la PTDP, solicitar la prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales. Salvo que se trate de Datos Personales exceptuados, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c)      Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a RETAIL HOLDING conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.

d)      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y regulen en Tratamiento de Datos Personales

Los Titulares podrán presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos Personales en los canales dispuestos por esta, podrá acceder a ellos en www.sic.gov.co.   

e)      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal.

Los Titulares podrán ejercer este derecho cuando consideren que en el Tratamiento no se respetaron los principios, derechos y sus garantías constitucionales y legales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a RETAIL HOLDING conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.

No obstante, lo anterior, los Titulares de los Datos Personales no podrán revocar la autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en las bases de datos.

f)       Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a RETAIL HOLDING conforme los procedimientos dispuestos en la PTDP.

g)      Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles

Los Titulares tienen derecho a abstenerse de responder preguntas que les sean hechas sobre Datos Sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

VII.  DEBERES DE RETAIL HOLDING CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La presente política tiene además como propósito informar y dar a conocer a los titulares de la información los deberes que están a cargo de RETAIL HOLDING, razón por la cual se encuentra disponible en el sitio web de la Compañía.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que RETAIL HOLDING está obligada a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones: 

Ø  Deberes de RETAIL HOLDING respecto del Titular del dato personal.

·       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, a conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

·       Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

·       Informar al Titular, de manera clara y suficiente, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

·       Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos personales.

·       Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Ø  Deberes de RETAIL HOLDING respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

·       Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

·       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·       Actualizar la información cuando sea necesario.

·       Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

·       Anonimizar los datos personales de los Titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles, así como los datos de los niños, niñas y adolescentes de cualquier categoría.

Ø  Deberes de RETAIL HOLDING cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado.

·       Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

·       Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

·       Comunicar al Encargado del tratamiento, de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

·       Comunicar al Encargado del tratamiento, de manera oportuna, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

·       Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

·       Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Ø Deberes de RETAIL HOLDING respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

·       Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

·       Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIII.       DEBERES DE RETAIL HOLDING CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Si RETAIL HOLDING realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

·       Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

·       Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

·       Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

·       Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo.

·       Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política.

·       Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.

·       Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

·       Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

·       Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

·       Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

·       Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IX.    TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

RETAIL HOLDING solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de sus miembros para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta PTDP o en las leyes vigentes. En adición con lo mencionado en otras cláusulas, cada Titular de la información expresamente autoriza RETAIL HOLDING para la recolección, uso y circulación de sus datos personales.

RETAIL HOLDING informa de manera expresa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es meramente facultativa y no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles. Sin embargo, para la efectiva selección de personal, RETAIL HOLDING recomienda a los Titulares proporcionar toda la información sensible o no que sea necesaria para una efectiva selección.

Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información médica y relativa a la salud, tienen como finalidad: (a) la prestación de servicios de comercialización de productos farmacéuticos, medicinales y de tocador; (b) el cumplimiento de protocolos técnicos para la prestación de servicios de comercialización de productos farmacéuticos, medicinales y de tocador; (c) el desarrollo de su objeto social; (d) el cumplimiento de la normatividad vigente; (e) propósitos educativos y académicos; (f) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente Política de Privacidad, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos; (g) enviar información sobre programas y actividades realizados por RETAIL HOLDING, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (h) enviar información sobre programas propios y de terceros; (i) realizar estudios o investigaciones de mercado para uso académico o comercial, ya sea directamente o a través de terceros que desarrollen las actividades propias de su objeto social en cuanto a los procesos de selección de personal, nómina y seguridad social; (j) gestión de proveedores; (k) desarrollar la misión de RETAIL HOLDING conforme a los estatutos; (l) transmisión de información a terceros para el desarrollo de las actividades y objeto social de RETAIL HOLDING; (m) cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, las tributarias y comerciales; (n) cumplir con el las disposiciones del ordenamiento laboral y de seguridad social, entre otros aplicables a ex trabajadores, trabajadores y candidatos a futuro empleados y; (o)  directamente entre o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en sus distintas Bases de Datos. 

RETAIL HOLDING no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione sobre sí mismo, por tanto, RETAIL HOLDING se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.

1.    Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social.

RETAIL HOLDING podrá llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales que le permitan desarrollar su objeto social o sus actividades tendientes a comercializar al por mayor y al detal de todo tipo de prendas de vestir, calzado y accesorios, tanto para el mercado colombiano, como para el exterior.

2.    Tratamiento de Datos Sensibles.

RETAIL HOLDING sólo tratará Datos Sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento informado, previo y expreso a los Titulares e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su Tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre este tipo de datos. RETAIL HOLDING utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

a.  El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular.

b.  El Titular sea informado que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

En todo caso, es importante conservar soporte de la autorización otorgada por el titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, en especial, datos catalogados de naturaleza sensible.

3.    Tratamiento de Datos Personales de Niños, niñas y adolescentes.

RETAIL HOLDING solo tratará Datos Personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con RETAIL HOLDING. Lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y siempre y cuando cumpla con los siguientes parámetros o requisitos:

·       Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

·       Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, RETAIL HOLDING solicitará al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, considerar su opinión, la cual deberá que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley y verificará que quien actúe como representante del niño, niña o adolescente tenga esa calidad legalmente. El menor deberá ser escuchado previo a otorgar cualquier consentimiento.

RETAIL HOLDING y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el tratamiento de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas legales y reglamentarias.

X.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

RETAIL HOLDING informa que los Datos Personales recolectados, serán Tratados para las finalidades relacionadas con el cumplimiento de su objeto social, las asociadas con el cumplimiento de deberes legales o contractuales y las actividades que adelanta, en relación con el comercio de prendas de vestir, calzado y accesorios. 

Así mismo, se podrá llevar el tratamiento para las siguientes finalidades: (i) el desarrollo del objeto social de RETAIL HOLDING; (ii) el desarrollo de relación contractual con los Titulares; (iii) promover servicios y productos de RETAIL HOLDING y los de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, terceros aliados comerciales y los aliados de estos; (iv) transferir o transmitir a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos que requieran la información para finalidades incluidas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales; (v) enviar a través de cualquier medio de comunicación conocido o por conocerse, información publicitaria, promocional y de mercadeo propia, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos; (vi) gestionar trámites relacionados con consultas, reclamos o solicitudes; (vii) transferir y/o transmitir nacional o internacionalmente a terceros en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera y para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”; (viii) Contratar personas jurídicas y naturales, y realizar cualquier acuerdo, convenio o alianza en el desarrollo del objeto social de RETAIL HOLDING; (ix) Soportar el cumplimiento de obligaciones contractuales con entidades públicas y empresas privadas, y presentar informes durante su ejecución; (x) Acreditar existencia, representación legal, estructura organizacional, aportes, bienes y rentas, y las demás requeridas en desarrollo de su objeto y funciones; (xi) Las demás que sean propias de cada tipo de Base de Datos registrado por RETAIL HOLDING ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto;

De manera específica, según la relación con cada Titular, RETAIL HOLDING podrá adelantar el Tratamiento para las finalidades que se enuncian a continuación, sin perjuicio de que se adelante el Tratamiento para finalidades que sean expresamente informadas al momento de solicitar la Autorización:

·       Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como cliente de los programas ofrecidos por RETAIL HOLDING, serán tratados con las finalidades de:

a)      Recopilar, consolidar y actualizar información de los clientes de RETAIL HOLDING, en desarrollo de su objeto y funciones;

b)      Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y funciones de RETAIL HOLDING;

c)      Enviar información de eventos y actividades de RETAIL HOLDING, a la comunidad y grupos de interés; 

d)      Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de los programas y actividades de RETAIL HOLDING, y para fines estadísticos y demográficos;

e)      Realizar el registro en los sistemas de información, software, bases de datos o archivos de RETAIL HOLDING en cumplimiento de sus funciones;

f)       Dar respuesta a requerimientos judiciales y administrativos o en cumplimiento de mandatos legales;  

g)      Ya sea directamente o a través de terceros: consultar, levar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en las distintas Bases de Datos de RETAIL HOLDING. 

h)      Enviar boletines informativos newsletter, así como remitir información periódica relacionada con artículos, estudios sobre marketing de contenidos y temas relacionados, así como información comercial de RETAIL HOLDING o de sus clientes. 

i)        Mantener contacto directo desde el momento en el que accede a los servicios de RETAIL HOLDING.

j)        Envío de comunicaciones a través de cualquier canal incluyendo, pero sin limitarse a, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, etc.

k)      Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.

l)        Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los Titulares.

m)    Transferir y transmitir sus Datos Personales a terceros aliados comerciales que ofrecen sus productos y servicios con el fin de hacer eficiente el contacto entre el Titular y el tercero.

·       Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como candidatos y/o colaboradores de RETAIL HOLDING, serán tratados con las finalidades de:

a)      Evaluar aspirantes a cargos de RETAIL HOLDING durante su proceso de selección;

b)      Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las funciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de RETAIL HOLDING;

c)      Dar cumplimiento a las actividades relacionadas con la relación contractual que se establece entre RETAIL HOLDING y los colaboradores y/o aspirantes; 

d)      Gestionar el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la ley, por autoridad judicial o por el colaborador); 

e)      Asignar de los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo;

f)       Garantizar la seguridad y salud de los empleados;

g)      Certificaciones laborales, campañas publicitarias por temas propios de la empresa;

h)      Identificar del colaborador por motivos de seguridad al ingreso de sus instalaciones físicas y virtuales.

XI.    PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Y PERSONA ENCARGADA.

RETAIL HOLDING garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El Titular, acreditando su identidad por los medios dispuestos por RETAIL HOLDING
2. Los causahabientes del Titular, acreditando su calidad.
3. Por el representante o apoderado del Titular, acreditando su calidad.

La persona encargada será quien haga las veces de Oficial de Protección de Datos Personales. Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de sus Datos Personales o ejercer sus derechos:

a.      Mediante solicitud expresa al correo electrónico [servicioalcliente@retailholding.com.co]

b.      Mediante solicitud física en las instalaciones de RETAIL HOLDING, ubicadas en la carrera 13 A no 90 21 piso 6. Bogotá, Colombia

XII.  SEGURIDAD DE USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

RETAIL HOLDING está comprometida con el correcto uso y Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos y archivos de RETAIL HOLDING, a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales.

XIII.       MODIFICACIONES.

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), RETAIL HOLDING podrá modificar en cualquier momento esta PTDP. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

XIV.       TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

RETAIL HOLDING podrá realizar transferencia de datos personales a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

XV.         TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS PERSONALES A ENCARGADOS.

RETAIL HOLDING podrá enviar o transmitir datos personales a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

i.   Cuando cuente con autorización del Titular.

ii.  Cuando sin contar con la autorización del Titular, exista entre el Responsable y el Encargado un contrato o acuerdo de transmisión de datos.

XVI.       VIDEOVIGILANCIA.

RETAIL HOLDING utiliza sistemas de videovigilancia instalados en diferentes sitios, internos y externos, de nuestra instalación u oficinas, ubicada en la Carrera 13 A no 90 21 piso 6 en Bogotá D.C., Colombia.

RETAIL HOLDING informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión, en sitios visibles, de anuncios de videovigilancia, principalmente en los accesos peatonales y vehiculares de sus instalaciones.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones, el cumplimiento de disposiciones legales y el cumplimiento de disposiciones contractuales. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

XVII.     VIGENCIA.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 26 de ENERO DE 2023.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.